Scholaris Blog

On Wednesday September 11, we hosted our inaugural Scholaris Information Session! The one-hour session, conducted in English, provided a brief background for the service development and an overview of the technical infrastructure and the community infrastructure for Scholaris, including updates on the Early Adopter Program and the CARL Network of Experts groups. 

The session recording is now available, and the slides and Q&A are also attached. 

Early Adopter Program

As mentioned in the session, we are accepting applications for the Early Adopter Program for migrations beginning in 2025/2026. If your institution is interested, we recommend filling out the Expression of Interest form or contacting us directly at info@scholaris.ca.

Upcoming Information Sessions

We are planning to host more information sessions for the broader repository community on a recurring basis - stay tuned for dates and registration information in the coming months.

If you have any questions about the session or the service, please don't hesitate to reach out. We would love to hear from you!

Join Scholars Portal for an update on Scholaris - a Canadian shared institutional repository service. 

• Wednesday September 11 from 12-1:00pm ET (Register now)

In this session, we’ll provide an introduction to Scholaris, including the technical and community infrastructure;  share updates on the service development, the Early Adopter program, and the work of the CARL expert groups; and answer any questions that you may have. 

The session will be conducted in English and will be recorded.

Registration is open to any members of the Canadian repository community. We hope to see you there! 

* Scholars Portal will be communicating Scholaris updates to the broader repository community on a recurring basis. The upcoming call schedule will be shared in the fall. 

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Inscrivez-vous à la session d'information à venir de Scholaris!

Rejoignez Scholars Portal pour une mise à jour de Scholaris - un service de dépôt institutionnel partagé canadien.

• Le mercredi 11 septembre de 12 à 13 heures HE (s’inscrire dès maintenant>>https://ocul.zoom.us/meeting/register/tZcsc-6hqT4sGtMwYAASPCkCVDNd0RmFv7-9)

Au cours de cette session nous présenterons une introduction à (Scholaris>>https://scholaris.ca/fr/), y compris l’infrastructure technique et communautaire ; partagerons des mises à jour sur le développement du service, le programme d’adoption précoce, et le travail des groupes d’experts de CARL ; et répondrons à vos questions.

Le webinaire sera en anglais seulement et sera enregistré. 

L'inscription est ouverte à tous les membres de la communauté des dépôts canadienne. Nous espérons nous y voir !

* Scholars Portal fournira des mises à jour sur Scholaris à la communauté des dépôts élargie de manière récurrente. Le calendrier des prochains appels sera communiqué à l'automne.

July 3, 2024 – The Canadian Association of Research Libraries, the Ontario Council of University Libraries (OCUL) and University of Toronto Libraries, are collaboratively developing a National Institutional Repository Service (‘Scholaris’) to be hosted by Scholars Portal. Starting with an Early Adopter program of a limited number of institutions, the goal is to build Scholaris into a robust and scalable multi-institutional opt-in national repository service – one that is strengthened by a responsive, collaborative community of experts and repository practitioners. Scholars Portal will provide reliable technical hosting, security measures, monitoring, and technical support in line with other services currently being offered, with the potential for integrating digital preservation and other services/workflows as a benefit to participating organizations.

With the decision to implement this national DSpace-based service, the establishment of specialized expert groups becomes essential. These groups will play a pivotal role, lending expertise and support to the fundamental segments of the project. Participation offers a chance to help shape the national infrastructure service. 

We are inviting expressions of interest for a new expert group related to this work: 

• Scholaris Digital Preservation Expert Group (S-DPEG)

Applicants should work at institutions that plan to migrate to the new service, whether as an early adopter or in a subsequent phase. They should be willing to dedicate 5-10 hours monthly to the Team’s objectives. We are seeking up to 10 representatives for the group, with the goal of ensuring diversity of members across institutional size; in regional and linguistic representation; and in relevant knowledge, experience and/or responsibilities. At least 4 members will be selected from among CARL member institutions.

Scholaris Digital Preservation Expert Group (S-DPEG)

S-DPEG will be instrumental in charting a path to shared, common, and otherwise operationalized digital preservation practices that support the long-term accessibility and integrity of digital materials managed within the Scholaris service. For further details, please refer to the Terms of Reference.

The Expert Group will operate under the aegis of CARL’s Shared Repositories Infrastructure Advisory Committee (SRIAC) and engage in close collaboration with the Visiting Program Officer (VPO) for Metadata and CARL’s partnership with OpenAIRE. The VPO liaises with the Scholars Portal team and SRIAC to coordinate and assess priorities based on input from experts. During initial discussions about the Digital Preservation Expert Group, it became evident that Julie Shi, the Digital Preservation Librarian at Scholars Portal, would be best positioned not only to be one of the experts but also to chair the group. We are pleased to confirm that she graciously accepted this role. 

Instructions

Please send a brief statement outlining your interest in serving on the group, noting your relevant experience, and a letter of endorsement from the Library Dean/Director, to Elizabeth Kalbfleisch, Senior Program Officer, elizabeth.kalbfleisch@carl-abrc.ca no later than July 15, 2024.

View English blog post.

Le site web Scholaris est maintenant disponible !

Scholaris est un service de dépôt partagé national qui fournit une infrastructure hébergée et un soutien pour les dépôts institutionnels au pays. Le service est géré par Scholars Portal et développé par l’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), le Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario (OCUL en anglais), les bibliothèques de l’Université de Toronto (UTL), en collaboration avec le Comité consultatif pour l’infrastructure des dépôts partagés, des consortiums régionaux, des groupes d’experts et des membres de la communauté canadienne des dépôts institutionnels.

Le nouveau site web de Scholaris fournit des informations sur le service, les partenaires du développement, la tarification, une FAQ, et les établissements participants, commençant avec les écoles pilotes et les 2 cohortes d’utilisateurs précoces. 

Utilisateurs précoces

A l’automne 2023, l'équipe Scholaris a commencé à travailler avec 2 écoles pilotes, Ontario Tech University et l’Université de Toronto. A partir du 30 mai, 2024 le site de production de l’instance Scholaris pour Ontario Tech University est maintenant en ligne. Le site de production de l’instance Scholaris de l’Université de Toronto est prévu d'être mis en ligne plus tard cet été.

En plus des écoles pilotes, nous déployons actuellement un programme d’adoption précoce, commençant avec 2 cohortes.

Pour la première cohorte, nous travaillons avec les institutions qui disposent déjà d’un dépôt DSpace ou qui souhaitent créer un dépôt institutionnel. Plusieurs les écoles dans la première cohorte ont un mandat bilingue ou sont entièrement francophones, ce qui nous donnera l’occasion d’explorer les services bilingues prévus. Le travail avec les écoles de la première cohorte commencera à l'été 2024.

La deuxième cohorte inclut les écoles qui disposent de dépôts en utilisant un logiciel autre que DSpace. Le travail avec cette cohorte nous donnera une bonne idée du paysage des dépôts en dehors de DSpace et nous aidera à prendre des décisions et à mettre en place les processus sur la migration des contenus externes, les personnalisations et les intégrations avec DSpace. Le travail avec la deuxième cohorte comprendra également la collaboration avec les groupes d’experts pour développer un modèle de métadonnées recommandé pour la mise en correspondance des éléments avec DSpace. Le travail avec la deuxième cohorte est prévu pour commencer à l’automne-hiver 2024. 

Établissements participants de cohorte 1: 

• Université Bishop
• Université de Montréal
• Université Laurentienne
• Cape Breton University
• Mount Allison University
• Nova Scotia College of Art and Design 
• St. Francis Xavier University
• Université de Moncton

Établissements participants de cohorte 2: 

• Memorial University 
• University of Alberta
• University of Calgary
• University of Manitoba
• Université de Sherbrooke

Tandis que les 2 premières cohortes sont maintenant complètes, nous sommes déjà en mesure de planifier les futures cohortes. Si votre institution souhaite participer à Scholaris, veuillez remplir le formulaire d’appel de manifestations d'intérêt. Si vous souhaitez discuter de la participation en avance de remplir le formulaire, veuillez contacter l'équipe Scholaris en envoyant un courriel à info@scholaris.ca.

Pour plusieurs informations sur le service de dépôt partagé national, visitez le site web scholaris.ca/fr/.