Scholaris Blog

Message bilingue // Bilingual Message

We are pleased to share a new set of draft recommendations for the Scholaris service. These recommendations are the result of extensive analysis by our Metadata and Discovery Expert Group and Digital Preservation Expert Group and are intended to guide the successful implementation and adoption of Scholaris.

While these recommendations focus on the Scholaris service, we welcome feedback from all members and involved parties of the Canadian repository community. Your input will help ensure the recommendations address the needs of both Scholaris users and the broader community.

Links to the draft recommendations ready for feedback are included below (in English only, but comments in both French and English are welcome):

• Metadata and Discovery Expert Group
  • Minimum Viable Metadata Recommendations 1.1 (Document)
  • Entities Guidance and Advice 2.0 (Document)
• Digital Preservation Expert Group
  • A Digital Preservation Toolkit for Institutional Repositories (Document)
  • Digital Preservation/DSpace/Scholaris Glossary (Document)

We invite you to add your feedback on the current drafts by commenting directly on the documents by August 10, 2026.

If you have any questions or need further context, feel free to reach out to Gabriela Mircea at gabriela.mircea@ucalgary.ca or directly to the chairs of the expert groups.

Thank you for your time and contributions.

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Nous avons le plaisir de vous présenter une nouvelle série de projets de recommandations provisoires pour le service Scholaris. Ces recommandations sont le résultat d’une analyse approfondie par notre Groupe d’experts sur les métadonnées et la découverte et notre Groupe d’experts sur la préservation numérique et sont conçues pour guider la mise en œuvre et l’adoption réussies de Scholaris. 

Bien que ces recommandations se concentrent sur le service Scholaris, nous invitons tous les membres et les parties prenantes de la communauté des dépôts canadiens à nous faire part de leurs commentaires. Votre contribution permettra de s’assurer que les recommandations répondent aux besoins des utilisateurs de Scholaris et de la communauté dans son ensemble. 

Des liens vers les recommandations provisoires prêtes à être commentées sont inclus ci-dessous (en anglais seulement, mais les commentaires en français et en anglais sont les bienvenus) : 

• Groupe d’experts sur les métadonnées et la découverte 
  • Recommandations sur les métadonnées minimales viables 1.1 (Document) 
  • Guide et conseils sur les entités 2.0 (Document) 
• Groupe d’experts sur la préservation numérique 
  • Boîte à outils de préservation numérique pour les dépôts institutionnels (Document) 
  • Glossaire sur la préservation numérique/DSpace/ Scholaris (Document) 

Veuillez faire part de vos suggestions en ajoutant vos commentaires directement aux documents d’ici le 10 août 2026. 

Si vous avez des questions ou besoin de plus de contexte, n'hésitez pas à contacter Gabriela Mircea à l'adresse gabriela.mircea@ucalgary.ca ou à vous adresser directement aux présidents des groupes d'experts. 

Nous vous remercions pour votre temps et de vos contributions.

Please find below details on the upcoming planned power shutdown at the University of Toronto that will take place at the end of this month from Sunday, June 28 at 10 p.m. EDT until Tuesday, June 30 at 11 a.m. EDT.

During this period, all Scholars Portal services, including all Scholaris instances, the Scholaris website, and SPOTDocs, will be unavailable. More information is provided below in English and French, and we will send additional updates and reminders over the course of the month. 

Note for Scholaris repository administrators: If you would like to add/edit a system alert banner on your development and/or production instances to alert your community of the upcoming downtime, this can be done by logging in as an admin and selecting 'System-wide alert' | 'Messages d'avertissement' from the left sidebar menu. From there, you can add the notification text and toggle a countdown timer to set a time limit for the banner message to appear.

We sincerely apologize for any inconvenience or disruption in your workflows that may result from this shutdown, and we thank you for your patience. 

Bilingual Message // Message bilingue

Scholars Portal Services Unavailable June 28-30

Due to an upcoming planned power shutdown at the University of Toronto, ALL Scholars Portal, Scholaris and Borealis services and websites will be temporarily unavailable from Sunday, June 28 at 10 p.m. EDT until Tuesday, June 30 at 11 a.m. EDT.

The OCUL and Scholars Portal websites, SPOTDocs wiki, Nextcloud file storage system, user guides, and Scholars Portal Forms website will also be unavailable during this time.

Additionally, messages sent to scholarsportal.info, borealisdata.ca, and scholaris.ca email addresses during the outage will experience delays in delivery.

Please contact help@scholarsportal.info in advance of June 28 if you have questions.

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Panne de service de Scholars Portal le 28-30 juin

En raison d'une coupure d'électricité prévue à l'Université de Toronto, TOUS les services et sites web de Scholars Portal, Scholaris et Borealis seront temporairement indisponibles du dimanche 28 juin à 22h au mardi 30 juin à 11h (heure de d’Est).

Le site web de l’OCUL et de Scholars Portal, le wiki SPOTDocs, le système d’hébergement de fichiers Nextcloud, les guides d’utilisateur, et le site web dédié aux formulaires seront également indisponibles pendant cette période.

De plus, les courriels envoyés aux adresses scholarsportal.info, borealisdata.ca et scholaris.ca pendant la panne seront livrés avec un retard.

Veuillez contacter help@scholarsportal.info avant le 28 juin si vous avez des questions.

Message bilingue // Bilingual message

We are pleased to share that two new resources from our Scholaris Expert Groups are now available: the S-DPEG Digital Preservation Explainers and the S-ETEG Addressing Alternate Format Theses recommendations.

The S-DPEG Digital Preservation Explainers are now available in English and French. The S-ETEG Addressing Alternate Format Theses report is now available in English, and a French translation is forthcoming.

These documents reflect careful, practical work intended to support institutions as they strengthen local practice and develop shared approaches across the network. Whether you are building capacity in digital preservation, clarifying workflows, or working through requirements and expectations for non-traditional thesis formats, we hope these resources will be helpful for day-to-day work and longer-term planning.

Our sincere thanks to the experts in S-DPEG and S-ETEG for their dedication, professionalism, and generous investment of time. Producing clear, usable guidance takes sustained effort, and the quality of these outputs speaks to the care and attention the groups brought to the work. We are grateful for your service and for the spirit of collegiality that makes this shared work possible.

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Nous sommes heureux de'annoncer que deux nouvelles ressources de nos groupes d’experts Scholaris sont maintenant disponibles : Fiches explicatives sur la préservation numérique du GEPN-S et les recommandations sur les thèses en formats alternatifs du GETE-S.

Les fiches explicatives sur la préservation numérique du GEPN-S sont maintenant disponibles en français et en anglais. Le rapport sur les thèses en formats alternatifs du GETE-S est disponible en anglais, et une traduction en français est à venir.

Ces documents reflètent un travail minutieux et concret, conçu pour appuyer les établissements dans le renforcement de leurs pratiques locales et dans l’élaboration d’approches communes à l’échelle du réseau. Que vous cherchiez à développer vos capacités en préservation numérique, à clarifier des flux de travail, ou à examiner les exigences et les attentes liées aux formats de thèse non traditionnels, nous espérons que ces ressources vous seront utiles au quotidien comme pour la planification à plus long terme.

Nous tenons à remercier sincèrement les experts du GEPN-S et du GETE-S pour leur dévouement, leur professionnalisme et le temps généreusement consacré à la production de ces documents. Élaborer des orientations claires et faciles à utiliser demande un effort soutenu, et la qualité de ces documents témoigne du soin et de l’attention accordés par les groupes à ce travail. Nous vous remercions pour votre contribution, ainsi que pour l’esprit de collégialité qui rend possible ce travail collectif.

Message bilingue // Bilingual message

We are pleased to share that the French translations of the Scholaris Expert Group Recommendations are now available.

These documents, developed by the Scholaris Metadata and Discovery Expert Group (S-MDEG) and the Scholaris Electronic Theses and Dissertations Expert Group (S-ETEG), can now be accessed in both English and French:

• S-MDEG Cleaning Metadata for Migration Recommendations English | French
• S-MDEG Minimum Viable Metadata Recommendations English | French
• S-MDEG Multilingual Recommendations English | French
• S-MDEG Entities Guidance and Advice English | French
• S-MDEG Briefing Document on Persistent Identifiers English | French
• S-ETEG Guidance on LAC requirements for harvesting theses & dissertations English | French

We are grateful to everyone who contributed to preparing and reviewing these translations. 

Thank you once again for your engagement and contributions to this shared body of work.

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Nous avons le plaisir de vous annoncer que les traductions françaises des recommandations des groupes d’experts de Scholaris sont maintenant disponibles.

Ces documents, élaborés par le Groupe d’experts sur les métadonnées et la découverte de Scholaris (GEMD-S) et Groupe d’experts sur les thèses et mémoires électroniques de Scholaris (GETE-S), sont désormais accessibles en anglais et en français :

• GEMD-S Recommandations sur le nettoyage des métadonnées pour la migration Anglais | Français
• GEMD-S Recommandations sur les métadonnées minimales viables Anglais | Français
• GEMD-S Recommandations sur le multilinguisme Anglais | Français
• GEMD-S Lignes directrices et conseils sur les entités Anglais | Français
• GEMD-S Recommandations et considérations concernant les identifiants pérennes légers Anglais | Français
• GETE-S Guide sur les exigences de BAC pour le moissonnage des mémoires et thèses Anglais | Français

Nous remercions chaleureusement toutes celles et ceux qui ont contribué à la préparation et à la révision de ces traductions.

Merci encore de votre engagement et de vos contributions à ce travail collectif.